業務で使える社内SE小ネタ

【10秒】すべて検索 Google Cloud Search【効率化】

 G-Suiteを使用している方で、Goolge Cloud Search の存在を知らない方が結構います。G-Suiteのサービスを横断して検索できます。
 コアサービスの中でも最強の一角。使うことによって、大幅に作業効率が上がります。
 ※G-Suiteについては以下記事参照。

1.概要

① Google Cloud Serch のページに行く。
② 調べたいキーワードを入力して検索する。
③ 検索結果がでてくる
④ 終わり。

※2020/05/20現在
 メール、ドライブ、カレンダー、サイト、グループの中身を検索する。

ーーーー

2. 方法

2-1. Google Cloud Search にアクセスする。

Google Cloud Searchcloudsearch.google.com

ーーーー

2-1. 任意のキーワードを入れて虫眼鏡マークを押下する

画像1

2-3. キーワードに関連した検索結果が出てくる。

画像2

 以上をもって完了とする。

3. その他一言

 強い。
 例えば、数年前の案件と今回の案件のコスト比較したいので当時の見積もりデータを見たい、数週間前に共有したあのデータ何処であったか、などのシチュエーションで効力を発揮する。
 大抵の場合、フォルダ名やファイル名に関連するキーワードを付ける。なので当てずっぽうで検索する。すると、出てくる。
 私は仕事柄長くG-suiteを使っています。すると、

「今年も年始の行事が始まった。去年何やってたっけ? チェックシートとかあったっけ?」
「昨日のパメーターシートどこだっけ。共有された資料は何処に格納されていたっけ?」

 となるわけです。探すのが面倒なわけです。なので検索します。そしてヒットします。終わり。下手するとフォルダ整理しなくなります。
 Googleの調べによると、仕事の数十%がデータを探す時間に費やすとか。正確な数値は忘れた。
 私の場合はipadでもクラウドサーチを使います。現場で検索を行う形です。座席表を検索したり、プリンタのipが何だったかと調べたり。
 あとは「パスワード管理台帳」っていう名前でスプレッドシートでパスワードまとめてたりします。必要な時はそれを検索してアクセスして見るといったことをしています。
 情報の細かい格納先は覚えていません。Cloud Serchが教えてくれるので。そこでしか使われない、謎のフォルダ階層を覚えるくらいなら、英単語の一つでも覚えることにしています。
 このサービスは使いこなすと働き方が大幅に変わります。

以上。
 

RELATED POST